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【TT 白皮书】企业对文档管理的要求往往是矛盾的，资料分散使用但需集中控制，文件版本保持最新的同时也要求妥善保留原文档，最重要的是文档（特别是电子文档）的增长可以是无限的，而文管中心的人员却不可能无限增加。因此文档管理系统的出现确实在很大程度上减少了企业在管理方面的支出，并且通过严格系统设计，辅助企业建立起适应组织需要的文档管理规则。这其中包括了不同企业个性要求，也包括ISO认证企业的通用管理规范，那就是对文档的全生命周期进行管理。细分文档的生命周期，一般包括：创建，审批，发布，修改，分发，签收，追缴，归档，废止与恢复这样几个环节。 ;y,5k?  
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　　创建： /LHS+C`7  
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　　在文档上传至敏照ISO文档管理系统（以下简称敏照DMS）时会被要求指定一个管理部门，以适应归口管理的要求。所上传的文件不限格式与大小，仅限于系统物理性能。当然在此之前需要预先设定各类文件存放的规范。上传的过程中用户还可以选择统一转换为Adobe PDF格式（需要Adobe Acrobat支持），使得文件在使用与分发过程中更为安全。 NC;UC4c*  
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　　ISO文档体系可分为品质手册、作业程序与规范、作业执行记录三个层次的文件。这三者直接往往是紧密相连的，因此系统设计时也需要做关联设计。敏照DMS采用主副文件方式使用户更为容易获得相关信息，一个主文件可以附带若干附加文件，共同构成一份文档，类似于合同与合同附件。打开一份文档，同时就取得了主要文件及相关附件。并且文档间引入了关联的概念，比如用户可以在主要文档与支持文档间建立关联，通过选取操作就可以轻松转入支持文档的目录，充分考虑到用户实际使用习惯。 *:LG|T@E  
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　　审批：
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　　已创建的文件会自动进入审批环节，通常而言，会由一个直属部门负责初步审批，然后由文档管理中心（或者是企业内部ISO控制小组）进行最后复审。敏照DMS就是通过这样的顺序来初步满足企业的审批流程。当遇到企业需要定制更为复杂的审批流程时，敏照DMS可以和Ultimus流程管理平台结合使用，借助Ultimus强大的流程机制处理解决审批过程中的汇签、跳签等要求。不仅是文件新建，当文件经过更新、废止等操作时，都需要经过审批流程，而文管系统正可以让这种复杂的人工作业得以自动推进，解决文管部门人力与时效的问题。这种文管系统与流程平台结合的设计思路是敏照区别于其他DMS的最大特征。 8J !%8@-  
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　　修改、废止与恢复： 4c _jx\ "w  
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　　随着企业的持续改进，必然有很多文档需要不断更新。在此情况下敏照DMS需要为客户解决三方面的问题： A1.8_Z} K  
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　　·启动更新审批流程； 5eoOr*}#  
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　　·更新后的版本自动升迁，旧版本自动废止； <xs:cp :  
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　　·追溯以及恢复历史文件的服务； )p5?C_-  
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　　更新审批流程类似创建审批流程，系统都可以自动处理。经过更新后的文件版本号将做自动升迁，根据ISO标准，这种升迁将是连续。同时所有的旧版本将被保留在系统数据库中，但是将不再显示在普通用户的界面上。只有具有管理权限的人可以通过“管理”和“恢复”操作查看早期版本并恢复到使用状态。市场上大多数的DMS都可以为用户保留历史文件并提供恢复功能，所不同的是在版本升迁管理上各有差异，这是用户在选型中需要加以注意的细节。 ,.l7;Jh/  
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　　发布、分发与追缴 cGXwUoyRM  
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　　当一份文件正式形成或者得到更新后，敏照DMS将通过自带的消息机制向指定人员发送变动信息，以协助文档的发布者完成发布工作。发布者也可以利用这一功能向全体员工“广播”任意信息。 fI8`+L  
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　　ISO体系文件尽管可能同时存在主导部门与辅助部门，但管理途径应是唯一的。而且管理部门不一定是文档的最终使用者，因此敏照DMS采取映射方式，将文件的镜像开放给最终使用人，将使用权限细化为显示、阅读、打印、下载四类，任意配置。无论使用者做何种操作，都无法修改文档实体。系统因此能够保证管理途径的唯一性，又不失使用上的灵活性。与映射相对的是电子文档的内部分发。两者相同的地方在于使用者都可以有阅读，打印、下载等使用权限，区别在于内部分发具有时效性，在指定日期或使用次数后自动失效。 !KQ+  
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　　用户如果将上传的文件都转为PDF格式将获得有效的纸本分发控制。打印出的PDF文件上将同时列印企业浮水印与唯一的打印编号，系统也会记录下打印人、打印时间与打印编号，文管中心据此统计有多少打印文本处于流通状态或已追缴完成，以此形成一套比较完整的纸本流动控制体制，并达成电子文档与纸本文档的统一管理。 u/$G`XOQ  
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　　PDF格式另一个强有力的优势是它的安全性能出色，可以避免产生本地缓存文件，更可以防止用户通过屏幕拷贝方式获取文件内容，夸张点说，除非用户用照相机将显示内容拍下来，否则无法使字字句句脱离DMS的管理范围。 _e;ZRb#  
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　　如前所述，ISO文件有它自己的生命周期与通用管理规则，而且在这一通用规则的背后，还有很多企业个性化的运作要求。 #!](-)t"  
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　　例如在文档的编号规则上企业都有一套自己的制度和习惯做法。因此敏照DMS将会提供一个编号规则定义工具，由用户自行定义其中的规则与步进值，以最大限度符合用户使用习惯。 `It8Qla  
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　　企业个性化需求还体现在企业资料保密问题上。尽管每个企业都有保密需求，但是具体到执行策略上，还是有所不同的。为此DMS系统采取三层安全机制，第一层为登录验证，用户需要输入系统许可的用户帐号与密码才可登录DMS系统，用户可根据自身使用环境配置此验证，如采取全局AD验证以统一安全验证、个性化DB验证；第二层为DMS权限验证，DMS为企业提供了操作权限、机密等级和重要级别三种设定；第三层为PDF安全机制，PDF为业界所普遍采用的文件格式，具有很高的安全性，DMS在此基础上进一步进行了安全增强，如HOTKEY屏蔽、禁止生成缓存文件，最大化防止文件泄露。当然用户也可以根据需要简化安全配置。 SpQm  
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　　在敏照DMS设计思想中，围绕ISO文档的生命周期做了完整的规划，其中不乏独特的创新之处，例如将DMS与企业流程管理平台结合，支持PDF转档功能，文件的映射与发布等。作为专业化文档管理系统，敏照DMS今后将在两个方向上进一步延伸功能，其一是继续完善企业应用层面上的需求，如全文检索、文件预生效/失效通告等功能；其二将利用DMS在流程上的优势，同企业人力资源管理、财务、工程变更等流程结合，将零散的知识变为系统有序，成为企业KM的核心工具。 I -0 EqE